Cuánto cobrar por un catering por persona

Para saber cuánto cobrar por un catering por persona, calcula el costo de comida y desechables de un invitado, súmale la parte que le toca de personal, transporte, equipo y gastos generales, y divide el total entre 1 menos tu margen. No hay un precio por persona universal: depende del menú, del número de invitados y de si solo entregas bandejas o también sirves.

En esta guía armamos una cotización completa para una fiesta de graduación de 80 invitados, servida en buffet con bandejas de alitas búfalo y BBQ, macarrones con queso, ensalada de col, bastones de verdura, panecillos, limonada y brownies. Las cifras son ilustrativas; el método es igual en pesos, soles o cualquier otra moneda.

Cantidades por invitado (orientativas)

Estas cantidades son orientativas para un adulto en una comida principal tipo buffet. Ajústalas al público (un evento con muchos niños come menos, uno deportivo come más), a la hora del evento y al número de opciones: cuantas más opciones, menos de cada una.

Con una sola guarnición caliente, ve al extremo alto del rango; con dos, cada una puede ir al extremo bajo. En días de calor, sube bebidas y hielo.

Costo de comida y desechables por persona

Con el menú definido, costea cada componente para un solo invitado. Las guarniciones y el brownie se costean antes como receta completa, con su ficha técnica o la calculadora de costeo, y de ahí sale su costo por kilo o por pieza.

1. Paso 1, la cantidad: 7 alitas por invitado, en el centro del rango. El proveedor las vende crudas por libra y en una libra entran unas 10 piezas, así que 7 ÷ 10 = 0.7 lb por invitado.
2. Paso 2, el costo por unidad: la caja de alitas sale a $3.20 la libra.
3. Paso 3, multiplica: 0.7 lb × $3.20 = $2.24 por invitado.
4. Paso 4, la compra: para 80 invitados, 0.7 × 80 = 56 lb, que cuestan 56 × $3.20 = $179.20.
5. Qué significa: las alitas son $2.24 de cada invitado y ya tienes la lista de compra. Cuenta las piezas por libra de tu proveedor: si son 8 en vez de 10, necesitas 70 lb y el costo sube a $2.80 por invitado.

Para 80 invitados: $5.76 × 80 = $460.80. El apio y la zanahoria van a precio de kilo limpio, ya corregido por la merma; si los compras enteros, corrige antes ese precio.

Personal, transporte y equipo

Estos costos son del evento, no de cada plato: los pagas completos y luego los repartes entre los invitados.

Las 5 horas de servicio incluyen una de montaje, tres de buffet y una de desmontaje. Si cocinas y sirves, eres parte del personal y tus horas van en la tabla, como se explica en costo de mano de obra por plato. Si los calentadores son tuyos, no los pongas en cero: cóbrate un alquiler interno que te permita reponerlos.

1. Paso 1, suma los costos del evento: $216 + $200 + $16 + $60 + $21 + $15 = $528.00.
2. Paso 2, divide entre los invitados: $528.00 ÷ 80 = $6.60 por invitado.
3. Qué significa: cada invitado carga $6.60 de personal, transporte y equipo, más que toda su comida ($5.36). En un evento pequeño ese reparto pesa todavía más, porque parte de estos costos no baja.

Gastos generales y margen

Los gastos generales son los que pagas cada mes, haya eventos o no: seguro, licencias y permisos, horas de cocina comercial, teléfono, publicidad y contador. Se reparten entre los eventos de un mes normal.

1. Paso 1, los datos: tus gastos fijos son $1,280 al mes y haces unos 8 eventos al mes.
2. Paso 2, divide: $1,280 ÷ 8 = $160.00 por evento.
3. Paso 3, por invitado: $160.00 ÷ 80 = $2.00.
4. Qué significa: el costo total del evento es $460.80 + $528.00 + $160.00 = $1,148.80, es decir $14.36 por invitado. Calcula con un mes prudente: si un mes haces solo 4 eventos, cada uno debe cargar $320.00.

1. Paso 1, el costo: $1,148.80.
2. Paso 2, el margen: buscas que el 20 % del precio sea ganancia, así que divides entre 1 − 0.20 = 0.80.
3. Paso 3, divide: $1,148.80 ÷ 0.80 = $1,436.00.
4. Paso 4, por invitado: $1,436.00 ÷ 80 = $17.95, que redondeas a $18.00.
5. Qué significa: a $18.00 por persona la cotización es $1,440.00 y la ganancia, $1,440.00 − $1,148.80 = $291.20, el 20.2 % del precio. Ese margen es orientativo: ajústalo al nivel de servicio y a lo que se cobra en tu zona.

La cotización para 80 invitados y el anticipo

Al cliente le presentas el precio por persona, lo que incluye y las condiciones. El desglose es para ti:

Pedir un anticipo para reservar la fecha es una práctica común, y el 50 % es una opción habitual: con esos $720.00 compras comida y desechables sin poner tu dinero. El saldo puede cobrarse unos días antes o el mismo día, antes de servir. Pon por escrito:

• Menú, cantidades por invitado y horas de servicio.
• Fecha límite para confirmar el número final de invitados, por ejemplo 7 días antes. Se cobra el número confirmado aunque lleguen menos, y cada invitado adicional, a $18.00.
• Qué pasa con el anticipo si el cliente cancela.
• Qué no incluye: mesas, manteles, bebidas alcohólicas, propina.
• Impuestos: si aplica impuesto sobre la venta y cómo se trata un cargo por servicio depende de tu estado o país. Consulta la normativa local o a tu contador.

Pedido mínimo

Algunos costos no bajan cuando el evento es pequeño: el personal de servicio tiene un mínimo de horas, el viaje es el mismo y los gastos generales también. El pedido mínimo es el número de invitados por debajo del cual pierdes dinero.

1. Paso 1, los costos fijos de un evento pequeño: servicio mínimo de 2 personas × 4 h × $20 = $160, transporte $16, 3 calentadores × $10 = $30, 6 latas × $1.75 = $10.50 y gastos generales $160. Total: $376.50.
2. Paso 2, el costo variable por invitado: comida y desechables ($5.76), cocina, que crece con los invitados ($216 ÷ 80 = $2.70), y bandejas ($15 ÷ 80 = $0.19). Total: $8.65.
3. Paso 3, lo que deja cada invitado: $18.00 − $8.65 = $9.35.
4. Paso 4, divide: $376.50 ÷ $9.35 = 40.3, que redondeas hacia arriba a 41 invitados.
5. Qué significa: por debajo de 41 invitados a $18.00, el evento no cubre sus costos, y con 41 solo ganas $6.85. Fija tu mínimo algo por encima o, para grupos pequeños, cobra más por persona o una tarifa fija de servicio.

Errores frecuentes

• Cotizar solo la comida: en el ejemplo es $5.36 de los $14.36 que cuesta cada invitado, apenas el 37.3 %.
• Usar el mismo precio por persona para cualquier tamaño: en grupos pequeños los costos del evento pesan más por invitado.
• No cobrar anticipo: compras $460.80 de comida y desechables con tu dinero y sin la fecha asegurada.
• No pedir el número final por escrito: cocinas para 80 y el día del evento se discute si eran 65.
• Olvidar los pequeños: hielo, combustible y toallitas suman $48.20 en este evento.
• No contar tus propias horas: si cocinas y sirves sin cobrarte, la ganancia del evento es en realidad tu sueldo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cobrar si solo entrego las bandejas, sin servicio?

Recalcula sin el personal de servicio, los calentadores ni el combustible, y suma el tiempo de entrega. En el ejemplo, los costos del evento bajan de $528.00 a $274.00: cocina $216, entrega de 1.5 horas a $18 ($27), transporte $16 y bandejas $15. El costo total queda en $894.80 y, con el mismo margen del 20 %, el precio es $894.80 ÷ 0.80 = $1,118.50, unos $14.00 por persona. Indica por escrito cómo mantener la comida caliente hasta servirla.

¿Conviene cobrar por bandeja en vez de por persona?

Para pedidos de solo entrega, vender por bandeja es fácil de explicar: una de 50 alitas, otra de macarrones para 20 personas. El costeo no cambia: sacas el costo de la bandeja de las cantidades por persona, sumas su parte de empaque, tiempo y transporte y aplicas el margen, igual que con la comida que vendes desde casa. Indica siempre para cuántas personas rinde cada bandeja.

¿Qué hago si el cliente quiere bajar el precio?

Cambia el menú, no tu margen: menos alitas por persona, una guarnición más económica o entrega sin servicio. Bajar de 7 a 6 alitas por invitado ahorra 0.1 lb × $3.20 = $0.32 por persona, $25.60 en el evento. Recortar el margen sin cambiar nada te deja sin colchón ante cualquier imprevisto.